Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de la navigation sur le site ceopenouest.com via le Logiciel de gestion d’oeuvres sociales (ci après « le Site »), Le CSE OPEN OUEST est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.

La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE OPEN OUEST , les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci après « Données Personnelles »), sur le Site, par CSE OPEN OUEST agissant en qualité de responsable du traitement.

Dans le cadre de la navigation sur la Plateforme Edenred Meyclub, accessible par connexion directe ou via le Site, EDENRED FRANCE S.A.S est responsable du traitement Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par EDENRED FRANCE S.A.S dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme

1 Données collectées et traitées

Conformément au principe de minimisation, le CSE OPEN OUEST ne collecte que les Données Personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CSE OPEN OUEST recueille des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.

Les données recueillies indirectement par le CSE OPEN OUEST via le service des ressources humaines sont : le nom, le prénom, la date d'entrée et de sortie dans l'entreprise ainsi que l'axe géographique ( Business Unit). Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer

Les données traitées par le CSE OPEN OUEST pour la réalisation des finalités décrites au point 2 sont les suivantes :

a) Pour l'identification de l'employé :

nom, prénom, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles (facultatif) .

b) Pour la situation familiale :

situation matrimoniale
personnes à charge/ayants droit nom, prénom, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants.

c) Pour les éléments professionnels

Matricule interne, date d'embauche, affectation, date de sortie également.

d) Pour la situation financière

Bulletin de salaire

Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle

En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.

e) Pour les prestations offertes

nature de la prestation pour les séjours (dates de début et de fin lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille)
montant de la prestation, type de paiement ( chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement

2. Finalité de traitement des Données

Les traitements de Données Personnelles mis en oeuvre par le CSE OPEN OUEST, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes

Gestion administrative des bénéficiaires création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit
Gestion de la comptabilité établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires
Gestion des prestations d'oeuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ..
OEuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives ...
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs
Communication : envoi par courriel ou courrier, d'informations relatives aux activiés su CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d'invitations à des évènements ...
Gestion de la messagerie interne du Site
Respect de la réglementation en vigueur

3. Durée de conservation

Le CSE OPEN OUEST ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.

Le CSE OPEN OUEST est amené à conserver certaines de vos Données Personnelles afin de répondre à ses obligations légales ( notamment comptables, fiscales et sociales) :

Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix 10 ans
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’oeuvres sociales (exemple contrat de mariage, acte de naissance, etc) sont conservés trois 3 ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF
Les déclarations fiscales et sociales ( sont conservées au minimum trois 3 ans, en plus de l’année en cours). Cette durée peut aller jusqu’à cinq 5 ans

4. Destinataire des données

Les destinateires des Données Personnelles traitées par le CSE OPEN OUEST sont :

EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la
plateforme Edenred Meyclub
Commisaires aux comptes
Experts comptables
fournisseurs de prestations d'oeuvres sociales

5. Sécurité des Données

Le CSE OPEN OUEST s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en oeuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc...) Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CSE OPEN OUEST veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.

6. Droits des personnes concernées

Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux Données Personnelles vous concernant, auprès du CSE OPEN OUEST en envoyant votre demande :

par courriel à l'adresse : contact@cseopenouest.com
par courrier postal à : CSE OPEN OUEST - 10 avenue Marcel Merieux - 37200 Tours

Concernant les traitements liés à l’utilisation de la Plateforme Edenred Meyclub, vous pouvez exercer vos droits auprès de EDENRED FRANCE S.A.S

par courriel à l’adresse rgpd dpo@EDENRED FRANCE S.A.S com
par courrier postal à EDENRED FRANCE S.A.S Délégué à la protection des données personnelles
166 180 Boulevard Gabriel Péri 92240 Malakoff)

7. Actualisation des Données transmises

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour, et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8. En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre politique de protection des Données Personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l'adresse suivante : contact@cseopenouest.com

9. Modification de la Politique de protection des données

Le CSE OPEN OUEST est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.